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解决物流信息标准化的关键

[日期:2016-06-22] 来源:电力软件网  作者:商威 [字体: ]

摘要:本文重点阐述了物资编码标准化的重要性以及当前面临的主要问题,从而提出解决方案。

关键词:编码 物资 标准化

随着我国信息化的发展带动了电子商务、物链网和数码仓库物资联储的推广应用,企业的信息化建设已经发展到了一个新的阶段,大型企业不仅建立了高速的企业网络系统,而且基本建立了企业信息化的软件架构。在物资的采购和管理方面作为集团公司应该如何解决源分散,信息延时,总部无法及时掌握各分公司的业务,监管难以到位,漏洞难以避免,资源优势无法发挥出来的问题就摆在领导者面前。而物流信息标准化就是解决数据孤岛、物资孤岛的第一步,无疑就是建立物资编码的标准化体系,建设大型的数码仓库。因此,物资编码标准化成为建设数码物流系统的基础环节。

 

    一、信息标准化是信息化建设的必然趋势

 

       1、标准化是事物发展规律所决定的

标准化是以科学的方法、技术和经验的综合成果为基础,以促进最佳的共同效益为目的。它是为在一定范围内获得最佳选择,对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的规范的活动。因此,当信息化的相关科学、技术发展到一定程度,信息化建设经验积累到一定时间时,信息化发展就会面临新的瓶颈,而解开这个瓶颈的唯一出路就是信息标准。

       2、信息标准化是由信息化的使命所决定的

信息化的最重要的作用就是信息共享,消除信息孤岛,改变信息不对称的状况,帮助决策者掌握全面的生产经营信息,辅助决策,帮助中层管理者掌握本部门内部和上下游业务信息,实现业务协调,把握市场机会,提高业务链的整体运行效率。只有实现了标准化,在信息高速公路上有了共同的语言,就像通天塔的故事一样,信息可以畅通无阻,沟通无碍,数据才能成为知识,知识才能为企业创造核心价值。

       3、现代化科学管理的要求

在工业社会中,信息分类和编码是提高劳动生产率和科学管理水平的重要方法。美国新兴管理学的开创者莫里斯库克说:“我们只有学会了分类和编码,学会了标准化,才会有真正的科学管理”。在信息技术迅猛发展的今天,国际互联网、公用数据网、行业网络、地方网络、企业网络发展很快,网上信息数量爆炸性增长。只有实现了信息标准化,才能有效的进行信息交换、共享、统计和分析,形成决策依据,促进科学管理。

 

       二、物资编码标准化是信息化标准化的关键

 

在企业信息系统的数据中,主要包含三种信息人、财、物,而物是把人和财联系起来的桥梁,因此最重要的一部分数据就是物资编码。在企业内跟随产品主线涉及到各个环节。从设计部门、计划部门、质检部门、财务部门到生产部门,物资管理工作涉及到企业的方方面面。物资编码不仅贯穿了企业的各个环节和部门,而且涉及外部单位众多。除了包括与供应商日常工作沟通外,物资管理部门还要与上级主管机关、众多检测机构和兄弟单位保持联系,尤其是某些集团型单位实施部分物资集中采购后,业务流程被几个单位分拆开,信息沟通显得更为重要,而沟通的依据就是物资编码。物资编码是企业内部与企业之间贸易交流的标识畅行信息高速公路的“通行证”。由此可见,只有实现了物资编码的标准化才能实现信息的标准化。

 

    三、物资编码的现状

 

    许多大型特大型企业在物流信息化的建设过程中,对信息分类编码标准化作用认识不足,往往是只重视系统硬件的配置和软件的开发,而对信息表示方法没有重视。各职能部门和下属分支机构对信息的命名、描述、分类和编码等工作,完全按照自己的需要和习惯来进行。分类编码目录内容较乱,互不兼容,无法进行信息的共享,很难满足现代化信息管理的要求,

物资编码存在的主要问题如下

      1、 物资编码缺乏编制规范、没有唯一的描述和名称控制。由于给部门人员对物资的不同理解,对同一物料的称呼和描述不一样,往往各部门对同一物料以不同的名称上报给采购部门,造成一物多码或多物一码的情况,而往往采购人员对物料不是特别了解,就可能出现错买、漏买、重复采购或者所买之物非所需之物等问题,甚至由于物料编码的不统一,采购人员往往不知道该采购何种物料,最终导致计划混乱,资金浪费。

       2、 对某类物资的计量单位不统一,如某一物料有的部门用米做单位,有的以吨做单位,采购人员需要进行换算后才能执行,这就大大浪费了采购人员的时间,降低了工作效率

       3、 对物料编码分类过于随意,混乱,不能系统的将物料分类

经过大量的企业调研,我们发现有以下三个方面的原因妨碍供应链软件取得较好的应用效果。

以上问题导致企业的物流信息化建设的管理面临如下问题:

       1、企业内业务环节多,沟通协调难度大。又由于物资具有流动性,从设计选用、需求计划、采购管理,一直到供应商对该物资组织生产,下厂监制,配送、库存管理到上机使用等过程,都要对物资进行跟踪。企业物资标准不统一,无法形成打通设计部门、质量部门、生产部门的公共的、统一的物资信息标准,形成各记各的账的局面,单位内部无法做到对各个环节进行跟踪管理。而往往在进行对账、质量问题复查时等需要各部门协同的工作时,产生大量的对照工作量,给物资业务正常开展造成困难。这样就将物资工作变成繁琐的事务性工作,物资人员成天忙于核对各方信息的规范性和准确性,难以在管理上和业务上有所作为,陷入恶性循环。

       2、企业内外信息不畅。在物资业务过程中,根据业务性质的过程,需要与供应商打交道,向上级领导机关汇报情况,关联单位内的物资调拨,必须在各个单位之间统一物资标准,才能更好地沟通。没有标准,各企业间语言不通,难以沟通,更谈不上业务协同了。相关领导层无法实时、准确地获得相关数据,难以科学决策。

       3维护代价大。物资信息是随着物资管理信息化建设不断变化的,需要动态维护。各单位物资信息标准不统一,各自分头建设,标准维护工作量大、难度大,难以相互匹配。

       4、难于进行集约化管理。各单位基础物资标准不统一,不仅仅重复工作,降低了工作效率,而且也丧失了物资业务进一步协同的机会,难于形成集团的集约化管理。

       5、供应链系统无法发挥作用。由于标准缺失或不统一,难以形成一整套物资选用信息标准,各厂家各行其是,加上各个总体单位在需求上缺乏综合考虑,导致信息标准混乱。在其中,软件难以发挥根本性的作用,无论是各类汇总、库存、配送等功能都是在信息标准的情况下才能发挥作用,标准缺失导致软件空有功能,难以使用。这样就将物资工作变成繁琐的事务性工作,物资人员成天忙于核对各方信息的规范性和准确性,难以在管理上有所突破。

 

    四、物资编码标准化解决方案

 

    针对上述问题,为了做好物资编码标准化工作,我们在此针对大型集团企业实现物资编码标准化提出“标准+信息系统+管理制度+监督机制”的集成解决方案,以此提升基础管理能力,再辅以体制变革,才能物资标准化体系有效地走上正轨。信息化手段可以有力的支撑由分散到集中面临的问题,信息技术的应用也为新的物资管理模式的建立提供了基本保障,使得物资管理部门更好地为企业生产经营服务。在明确管理思路后,利用一套架构灵活的软件工具对设定的业务战略目标进行支撑,同时辅以必要的管理制度和监督机制,就可以起到事半功倍的效果。 

一个完善的物资编码标准化体系应该由标准,信息系统,编码管理机制,编码监督机制组成。

   (1标准:制定一套公司统一的物资编码原则,并形成编码标准,在企业范围内颁布实施。从而做到有“法”可依。在制定标准过程中应遵循如下原则:

       a. 符合专业性原则,满足物资管理的基本需求,定义规范的品名、规格、材质等描述项。

       b. 符合数据集中和共享原则,满足财务、项目、生产、设备等相关业务要求。

       c. 符合计算机软件实现中效率最好的原则,信息的分类编码体现科学化、标准化、规范化、实用化原则,保证编码的唯一性、可扩展性、方便性。

    d. 符合标准化原则。在企业内部满足集中采购、存储、调度、考核、分析的基本管理需求,同时必须充分考虑长远规划,符合国内物资数据交流规范,执行国际标准、国家标准、行业标准

       e. 符合兼容性原则。适当考虑企业历史上的沿用习惯,以便企业生产活动的延续性,也有利于数据的准备工作。

   (2)建立物资编码信息系统:

信息化作为业务工作中的日常工具,可以将物资标准固化到业务系统中,让业务人员在工作过程中自动自觉的贯彻标准;做到有“法”必依。此外,单纯搞物资标准查询系统,难以带动企业人员积极性,但通过建立公共基础信息库,将物资标准、技术规范、技术文件、供应商信息、质量信息、成本信息等综合起来,形成信息服务能力,自然会带动标准工作的贯彻。

信息化手段对标准贯彻有着决定性的影响,通过日常业务工作和信息服务,可以帮助企业快速固化物资标准。此外,在标准贯彻初期,企业通过信息化手段对业务信息强行进行规范和校验,也可以帮助企业快速固化相关标准。

   (3)编码管理机制:包括编码的申请、维护、颁布、修订管理流程,严格执行,做到执“法”必严

      (4) 标准实施的监督机制:有了标准、系统、制度,还要有一套完备的监督机制,做到违“法”必纠,为标准化保驾护航 。

 

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