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ERP预算系统应用案例分析

[日期:2014-08-14] 来源:电力软件网  作者:高冬梅,焦英,安剑 [字体: ]

摘 要: 北方公司预算系统采用了结构化分析和设计方法,实现了预算系统在北方公司的应用。本文主要讲述预算系统应用中公司及所属单位的职责、预算模型的建立和预算编制方法、预算的流程和版本控制,预算的控制和执行。

关键词: 预算管理  企业资源计划(ERP) 信息集成 预算编制系统(BPS

 

1引言

北方公司预算管理系统是在统一ERP财务平台下搭建统一的预算结构,进行全公司统一的预算管理,做到了针对资金管理相关的支出业务从发生的源头进行事前控制,事务过程中执行状态的实时掌控,事务过程后对预算与实际的差异进行快速有效分析,实现了公司对于未来业务需求中的财务风险预测中心的功能。预算的编制、预测、分析及审批等业务流程全部在ERP预算系统中实现。多种预算编制,预算分析工具和多版本管理,灵活、动态的报表系统为决策者提供了多维度的分析图表和多种类指标参考。与网银支付系统作接口集成的资金支付预算流程正式投入使用,实现了实时监控预算执行情况的基金管理,形成了从预算主数据维护、预算结构维护到预算初始输入、下达、预算追加、返还、转储等业务环节的全电子化;可以实时出具多种预算管理报表,真正将预算管理从理论变成了现实。

2 公司和所属单位的职责

ERP预算管理系统的正常运行建立在规范的分析和考核的基础上,其中,对公司和各所属单位明确的职责分工,工作方式是系统前期设计和今后正常运行的基础。

北方公司的全面预算管理系统涉及公司及所属单位财务部、运行部、计划部、安生部、燃管部;不同业务部门的分工协作,共同完成年度预算的编制上报工作。

所属单位各部门主要负责通过前端开放的页面录入自下而上预算指标,预算流程的上报,预算数据的分解。公司各部门主要负责自上而下预算指标的录入、预算流程的审批、预算数据的下达和释放。财务部门依据财务报表和掌握的动态经济信息,系统分析各部门预算项目的完成情况和存在的问题,并提出纠偏的建议和措施,报经公司领导批准后,协同职能部门按规定的流程对各部门的预算执行情况进行全面考核,并把企业中的各种经济活动统一到了企业整体发展目标上来,在公司内部形成上下一致的合力,推动着整个公司的高效运转。

3 预算模型和数据流

3.1预算模型

ERP预算管理系统是建立在多维的数据模型基础之上的。所谓多维的数据模型,即通过设置的多个分析维度以及各维度下面的多个特性对指标进行分析所建立的模型。

多维模型建立的过程当中,首先要确定模型的指标,即可以理解为需要进行预算的全部指标(例如:金额类指标)。然后确定该指标需要细分的维度(例如:组织机构、版本、产品等)。其中一个分析维度下面可以包含同类的多个分析特性(例如:组织结构下面可以包含公司代码、成本控制范围等多个特性)。

该预算信息系统的整体构架以公司的分级管理构架为基础建立预算模型(如图1),


                              图1

公司的新预算模型采用自上而下与自下而上相结合的预算模式,首先由二级单位启动自下而上的预算上报流程,通过审批后,总公司的预算人员根据公司确定的年度经营目标,并可以参考自下而上的上报计划数据,编制自上而下的预算指标,通过总公司的相关领导审批之后,再下达到各二级电厂,各二级电厂再把上级下达的指标层层分解落实到企业内部各部门,并将本单位预算报表汇总上报到公司,公司借以对预算执行情况进行分析和监控,并实现对预算执行情况的考核和评价。

3.2数据流

3.2.1数据流

预算分析的业务数据来自于ERP系统的总帐会计、获利能力分析、固定资产管理、贷款管理、物料管理等模块,以及ERP预算系统内的预算数据。(如图2

如盈利分析的所有业务数据均来自于ERP系统的获利能力分析,采用标准的业务内容进行数据抽取,并可个性维护该数据源。


 

                                    图2

3.2.2特征及主数据

3.2.2.1ERP业务系统一致的主数据

预算系统大部分特性与主数据都来自ERP业务系统,与ERP业务系统数据保持一致,如“销售预算流程”的某些特性举例(见表1):

 

特征

描述

ERP业务系统中的对应模块

字段

信息块

0CO_AREA

成本控制范围

成本控制范围(NUPC)

成本控制范围

全部

0COMP_CODE

公司代码

公司代码

公司代码

全部

ZPGROUP

产品类别

CO-PA 获利能力分析

产品类别

销售预算流程

ZECTGRY

定价分类

CO-PA 获利能力分析

定价分类

销售预算流程

ZMCHNGRP

机组

CO-PA 获利能力分析

机组号

销售预算流程

ZMCHNCPCT

机组容量

CO-PA 获利能力分析

机组容量

销售预算流程

                                 1

3.2.2.2预算专用主数据

预算系统专用特征举例(见表2),

特征

描述

信息块

0VERSION

版本

全部

ZPLANYEAR

计划年度

全部

                                2

4 预算流程和版本控制

4.1预算流程简介

北方公司预算编制系统实现了销售预算、成本及费用预算、资本性支出预算、投资预算、筹资预算、采购预算、战略性预算、资产负债表及现金流量表预算、月度资金预算。并且编制方式采用以自下而上和自上而下相结合的方式,总共23个业务流程,为公司制定全局的战略规划并为具体业务规划提供解决方案。本文将重点介绍两个流程:销售预算流程和成本费用流程。

4.1.1销售预算流程

   通过分析北方公司的实际销售业务(如图3),系统设计的销售预算流程中的分析指标主要包括分组的发电利用小时、装机容量,供热量(包括工业和居民用热)、供水量(不分机组)、综合厂用电率等。(考虑到分机组预算的需要,电产品和热产品的销售预算明细到机组)。对于预算数据,各所属单位运行部在系统开放界面输入相关产品的预算生产指标,财务部输入相关产品的预算价格:电价、热价、水价等。系统自动计算预计的发电量,销售收入,主营业务税金等,并将销售收入,主营业务税金等预算数上报。实际发电量、供热量等指标来自业务系统。


                                     3

4.1.2 成本费用预算流程        

包括预计燃料费、外购动力费、水费、材料费、修理费、折旧费等的预算流程。

以燃煤费为例:预算人员根据各矿的进煤情况,预计进场煤的标煤单价,然后依据入场煤与入炉煤的热值差率,测算入炉煤的标煤单价及燃煤费总额。因此燃煤费的测算分两个步骤进行,首先是入场天然煤情况的测算,其次是耗用燃煤情况的测算。

第一步,入场天然煤情况。燃管部预算人员在开放的界面,按矿分别输入预计进煤的相关数据,包括出矿价、运距、运费率、数量等,经主管领导审核后,报财务部,财务人员对数据进行核对,并输入其它杂费的总额再按数量分摊到各矿,系统计算出平均入场煤单价、平均发热量、入场煤标煤单价、入炉煤标煤单价。

对于入场煤的实际数据,出矿价、运费、购煤数量从ERP业务系统中取得,运距、热值由燃管部手工输入,其他数据系统自动计算。

第二步,耗用燃煤情况。实际的燃煤费来自ERP业务系统,发电量和供热量由销售预算流程得到,再由运行部输入厂用电率、供电标准煤耗、供热标准煤耗的实际数及预算数,系统计算出厂用电量、厂供电量、供电标准煤量、供热标准煤量、耗用标准煤量总计、综合标煤单价及纯煤标煤单价。

4.1.3 其他流程简介

工资、福利及其他费用预算,用于编制工资、福利费、其他费用(含管理费用中的相应费用项目,下同)及损益汇总的预算流程。资本性支出预算,编制包括基建工程支出预算、基建前期费支出预算、技改工程支出预算、科技项目预算以及零购资产预算的流程。投资预算,编制关于北方电力公司所属单位针对投资及投资收益预算的流程。筹资及财务费用预算,用于预算年度筹资及财务费用预算的编制. 通过计算或从其他预算所获取的数据计算出预算年度的资金缺口,结合北方电力公司的实际情况,做出北方电力公司预算年度的筹资计划的流程。月度资金预算,通过有计划、合理地调配资金,实现资金的统一筹划、总体平衡、全面监控,充分发挥资金的整体运作优势,降低资金成本,控制资金风险。采购预算,根据从其他预算中抓取的相关预算数据,按照实际情况做调整,确定合理可行的采购预算;然后,将预算额度传给核算系统的预算控制模块,进行采购的事前控制目的。战略预算,根据财务预算的执行情况,通过分析预算与实际的差异,结合企业未来外部环境变化及企业集团内部经营方针政策的调整,用近细远粗的办法逐期滚动向前推移,定期修订未来经营计划与投资计划的流程。资产负债表及现金流量表项目预算,各所属单位在做出预算年度的销售收入预算、生产成本预算、资本性支出预算等其他年度预算之后,依据销售、生产、资本性支出等预算的有关数据加以调整,进行资产负债表与现金流量表的编制,反映企业预算年度期末的财务状况及预算年度内现金的流入和流出情况。

4.2 版本管理

根据公司制定的利润目标和预算策略的不同,预算人员需要编制多个版本的数据,适应外部经济环境变化带来的预算调整。版本用来区分实际数据、不同年度制订的中长期计划、下一年度预算和当年的滚动预测。如F01,版本号的第一位表示预测(自下而上预算上报是F,自上而下预算下达是B),第二位表示月份(AB分别代表十月、十一月),第三位表示序号(可能会有多个版本)。以 ”0” 结尾的版本为每个情景的正式版本,”1-9”结尾的版本为试算版本

5 预算的控制和执行

预算按照流程逐级审批通过后,数据将从ERP的预算编制模块(BPS)模块传输到预算控制模块(FM)模块中,进行预算控制。ERP业务系统中预先对BPS的预算指标和FM的预算控制项目作对应关系.建立预算结构,基于预算结构来实现预算的控制。

公司将预算按照季度释放到各二级单位,二级单位财务部门再将预算分解并释放到各部门,所有的费用项目全部设置的费用明细层,同时将要考核的单位设在成不同的成本中心。通过系统报表,可以方便快捷的查询到部门费用总额、公司费用总额、期间费用总额。

对实际业务进行预算控制,完善的报表展示功能、灵活、动态的报表系统为管理者提供了多维度的分析图表及多种指标,满足了管理层的需求,提高了管理水平。

6 ERP预算系统应用总结

北方公司从全面预算管理入手,着眼于未来公司信息化统一平台的建设,因此选用的ERP预算系统既满足了企业现有特点及需求,又满足总公司及下属企业全面预算管理的需要,实现了财务部门对整个生产经营活动的动态监控,加强了财务与其他部门之间的协作。

通过建立全面预算管理体系优化了企业的资源配置,保证了公司总体财务目标的实现,促进企业建立、健全内部约束机制,规范企业财务管理行为,促使企业效益最大化;同时面向集中管理实现公司信息化统一平台建设,整合所有资源,协助公司实现了战略上集中控制,战术上分布式经营的战略性目标。

 北方公司ERP预算系统投入运行以后,公司及所属各单位共上报数据约50万条,高质高效地完成了公司预算上报业务,同时在公司业务的前端预算管控上发挥了重要的作用。

不过预算系统的应用仍是一个循序渐进的过程,系统功能需要不断优化和升级,进而充分发挥系统的作用,扩大系统的覆盖面和影响力,更好满足北方公司财务发展和预算管理的需要。

 

【参考文献】

[1]王纹,孙健.SAP财务管理大全.清华大学出版社,2005.

[2]黄佳. SAP高级应用开发. 人民邮电出版社, 2008.

[3] 陈永杰. SAP商务智能完全解决方案. 机械工业出版社,2008.

[4] 周玉清,刘伯莹,周强. ERP原理与应用教程. 清华大学出版社,2010.

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