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供电企业ERP 财务管理系统的几点思考

[日期:2014-03-19] 来源:电力软件网  作者:未知 [字体: ]

    近几年,信息化工作在我国受到了广泛关注。2009年,国资委颁发相关文件,明确要求进一步推进中央企业信息化工作。目前,根据“总体设计、试点先行、分步推进、不断深化”的建设思路, 我国供电企业下属各级供电公司都在积极建设ERP网络实施ERP系统。ERP财务管理系统作为企业提高财务管理水平的有效手段,对供电企业实现财务集约化、信息化,提高经济效益都有着现实和深远的意义,其全面推广是必然趋势。


    1 ERP财务管理系统的内涵


    ERP是Enterprise Resources planning(企业资源计划) 的缩写,根据Gartner Group的定义:ERP系统是“一套将财会、分销、制造和其他业务功能合理集成的应用软件系统”。ERP财务管理系统与一般的财务软件不同,作为ERP系统中的一部分,它与其他子系统都有相应的接口,能与物流管理、生产控制、人力资源等相互集成。


    目前对于ERP财务管理系统还没有一个业界公认的权威定义,从运行角度出发,笔者认为ERP财务管理系统可以概括为:基于ERP管理控制环境的财务管理决策环境分析、财务管理决策制定与实施和财务管理控制评价各个过程相互联系相互集成的管理系统。在本质上,ERP财务管理系统为企业决策服务,具有事前预算功能以辅助企业管理层制定决策。随着信息技术、通讯技术的发展,ERP财务管理系统可以实现实时反映和监控企业资金流、信息流、物流状况,真正成为企业财务分析与财务决策的工具。


    在ERP系统中, 财务管理系统始终是核心的应用子系统。ERP财务管理系统使得财务管理工作打破传统流程, 将原有工作范围扩展到企业整体管理。ERP财务管理系统处于下接操作层、上承决策层的桥梁位置,其功能的强弱及与其他子系统之间数据的一致性、及时性和统一性直接反映ERP系统整体性能的优劣。


    2 供电企业应用ERP财务管理系统的意义


    2.1 改变管理理念与方法、强化企业内部管理


    ERP财务管理系统和以往的财务管理软件有很大的不同,其最大特点就是及时与集成, 它与整个企业经营活动密切结合,促进企业管理模式的变革。在ERP环境下,企业信息能够全面实现共享,使供电企业的集成管理模式成为可能。ERP财务管理系统的实施要求财务人员业务素质强、更多地去了解业务在各环节的流程,强化企业内部管理。


    2.2 丰富财务报告、优化财务分析


    ERP财务管理系统中,财务报表上报的制度大为简化,财务报表汇总程序发生革命性变革,为上级公司决策提供高效、准确、及时、完整的财务信息。ERP财务管理系统有着强大的数据可追溯查询与分析能力,实现动态统计报表的功能,使管理工作更加便捷和富有成效。


    2.3 业务流程再造,打破传统财务管理流程


    供电企业引入ERP财务管理系统, 将在根本上重新设计企业财务活动的流程,再造财务信息流程,协助企业努力降低经营成本和财务风险,提高经济效益。在ERP环境下,财务管理流程是基于业务事件而不是基于会计核算所需信息,财务人员能够根据管理需要提供更完整、更有价值的信息,合并相关工作,简化了原有流程,形成实时获取信息、实时处理信息、实时报告信息的新流程。


    2.4 实现财务集中式管理,有效配置企业资源


    供电企业作为资金高度集中的集团性质企业,很早以前就探索加强财务集中管理的模式与办法。ERP财务管理系统的实施,为真正实现有效的财务集中式管理提供了可能性。ERP环境中供电企业上下级公司共享同样的数据源,资金归集和使用权限严格限制在总部公司,严格资金审批,无论在供电企业总部、省网公司还是财务公司都能实现最大化效益。


    3 供电企业应用ERP财务管理系统中存在的主要问题


    由于ERP系统是一项庞大而复杂的工程, 影响财务管理系统的实施因素也比较多, 在实际应用中都难免出现各种新的问题, 笔者在对供电企业试点单位ERP财务管理系统的应用过程调查中发现如下普遍存在的主要问题。


    3.1 参与人员的认识问题


    在ERP财务管理系统应用初期,其效果并未完全体现出来,从笔者调查过程看,其原因在于管理层对财务管理的重要性及所处的核心地位认识不够,ERP财务管理系统的项目参与人员及企业员工对其功能及带来的财务管理深刻变革也没有全面、正确地理解与实践。在推进ERP财务管理系统建设进程中,不可避免地要对原有业务流程进行调整, 导致被动地接受系统的实施,难以调动积极性。


    3.2 制度欠缺的问题


    在ERP环境下, 供电企业原有财务管理制度就显得形式不够统一,内容重叠、交叉,与先进的ERP财务管理系统严重不相匹配,导致不能充分实现系统功能,影响到工作的效率和制度执行的穿透度。财务人员不同程度地存在重经验、轻制度的倾向,因此,原有的财务管理制度在一定程度上已成为提高财务管理水平进程中的障碍。


    3.3 系统在实际应用中的操作问题


    ERP财务管理系统涉及到大量数据的导出、导入,且财务人员都是第一次参与并不熟悉,无形中增加工作量,此外,最突出的问题在于新旧财务系统难以整合的问题,财务人员对原有财务软件的功能结构及操作流程都很熟悉,ERP的操作界面与操作原理都与旧系统相差很远,如何使财务人员尽快熟悉ERP系统,是项目参与者一直重视的问题。


    3.4 风险问题


    ERP财务管理系统的实施、财务信息化的实现使得财务管理的环境复杂化,其应用范围涵盖了所有财务工作,财务管理工作的广度和深度有所延伸,财务信息的传递、处理、反馈及更新的速度大大加快,但是也带来新的安全风险问题。


    4 供电企业ERP财务管理系统全面推广建议


    ERP系统在供电企业的全面推广是必然的趋势, 笔者针对应用ERP财务管理系统过程中存在的问题, 提出以下几点全面推广建议。


    4.1 更新财务管理理念


    ERP财务管理系统是一个全新的管理系统,因此,企业内部必须将转变观念,更新财务管理思路和管理模式,ERP财务管理系统的实施才有可能取得成功。首先,财务人员要强化财务控制理念,明确树立实现企业财务管理信息化建设为核心和切入点的思想和理念;其次,通过企业内部分析,建立风险控制体系、绩效评价体系等有效加强财务人员风险控制意识;最后,企业领导层转变管理理念,进行全面统筹,转变管理观念并全力支持ERP。


    4.2 完善与执行财务管理制度


    ERP财务管理系统的顺利实施与企业的财务管理制度有非常密切的关系,ERP财务管理系统的顺利实施离不开有效的管理制度。首先,供电公司应根据集团财务管理信息化的要求重新制定或修改有关财务制度,调整财务工作流程、确定财务权限;其次,在ERP财务管理系统正式运行以后,制定详细操作规章;再次,应由相关监督管理部门对财务管理制度的执行情况进行定期检查和抽查,及时进行反馈和进一步的修订和完善。


    4.3 组织机构设置与人员配备


    结合供电企业实际情况,ERP财务管理系统项目实施应为3级管理体系: 第一级为企业ERP系统指导委员会, 由企业一把手、主要业务分管领导、财务部门和各二级单位一把手、咨询公司ERP财务管理系统总协调人组成; 第二级为ERP财务管理系统实施工作组,由具体管理ERP的企业领导(公司副总经理以上)、财务部门和二级单位的ERP负责人、企业项目管理办公室、咨询公司项目经理、变革管理组组成;第三级为财务部门功能小组。此外,还应加强对财务管理和信息技术人员的配备,保证ERP财务管理系统的全面、顺利实施。


    4.4 重视员工培训,加强人才培养


    供电企业应该在ERP系统实施的全过程中有计划、有步骤地通过人员培训,创建ERP系统下高素质财务人员队伍。ERP财务管理系统的培训绝不仅仅是单纯系统操作的培训, 从项目的实施开始到后期,相应的培训都应该贯穿始终的,分阶段、分内容、分人员、分管理层次地分别进行系统的培训。培训还必须要有完整的培训知识库,借助培训手段统一员工的认识,提升管理理念和技术技能。


    5 结论


    ERP不仅仅是一套软件系统、一个信息工具,更是一种管理方式的变革,一种管理思想的转变和理念的更新。ERP财务管理系统作为供电企业财务管理思想和管理手段实现的承载体,也将随着企业管理的变革而变革。随着ERP的全面推广和深化应用, 作为ERP系统核心的财务管理系统将在供电企业领导者分析辅助决策方面发挥更重大的支持作用, 为提升企业可持续发展能力和增强企业核心竞争力提供强有力的保障。

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